業(yè)務現(xiàn)狀

目前X公司對于應付帳款的憑據(jù)管理是由供應處收集并審核供應商開具的發(fā)票和入庫單，財務部門以此作為入帳依據(jù)，完成支付業(yè)務后，以銀行付款單據(jù)作為付款憑證依據(jù)入帳, 對憑證進行編號，沒有對發(fā)票進行編號管理。供應商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給會計審核其中的價格和數(shù)量是否與采購訂單和接收入庫單相符。審核后，由財務應付會計審核與登記帳務。

現(xiàn)狀分析

對于財務審計與管理制度而言，與外部機構(gòu)發(fā)生的往來業(yè)務中，雙方往來的發(fā)票是真正形成債權(quán)債務關(guān)系的依據(jù)。

基于現(xiàn)狀的發(fā)票管理，由于付款業(yè)務處理時是供應商，而不是針對該供應商的具體哪張發(fā)票，對應付款的管理不夠詳細，在一定程度上增加了企業(yè)對于應付帳款與實際發(fā)票間匹配關(guān)系的風險，增加了企業(yè)對于流出資金的風險，也降低了企業(yè)對于供應商付款計劃的合理性安排、不利于進行帳齡分析。

對于貨物已到，發(fā)票未到的、或其他手續(xù)不全的貨物，不能及時入帳，而是采用月底核對從倉庫來的入庫與發(fā)票的方式統(tǒng)一記賬，這樣使得不能夠隨時準確的記錄帳務情況。

解決方案

本項業(yè)務是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節(jié)點處理的，由采購應付會計崗位負責。

對于發(fā)票管理分以下幾個方面進行闡述：

由于財務管理與審核制度中對于債務的確認是基于發(fā)票層次上的，因此，真實發(fā)票的開具時間即為債務的確認時間。

Oracle對于發(fā)票的編碼方式在兩個層次上進行，其一建立在發(fā)票批組層次，其次建立在發(fā)票層次；

在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號

不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務發(fā)生時的票據(jù)號碼對于財務管理而言都具有實際考核與跟蹤意義，同時考慮到Oracle系統(tǒng)將發(fā)票定義為標準、貸項、預付、費用報表等類型。因此，建議用手工編號的方式將將發(fā)票類型代碼（標準發(fā)票代碼 S、預付款發(fā)票代碼 P、費用報表發(fā)票代碼 E）加實際票據(jù)號碼錄入系統(tǒng)，以便于跟蹤票據(jù)的實際發(fā)生情況。（M做得到）

業(yè)務現(xiàn)狀

目前X公司的庫存材料的采購具體由采購部門負責，并由倉管部門負責庫存管理，建立手工臺帳核算材料收發(fā)存數(shù)量明細。審計處負責采購價格的審核、查證工作，財務處只核算材料金額，不核算數(shù)量。

目前對材料采購的財務處理流程如下：收到原材料后，財務處不做帳務處理，供應商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給財務應付會計審核并登記帳務。

月末對于貨到已驗收而未登帳的材料，做暫估處理。

材料發(fā)出采用計劃成本核算。

會計分錄：

收到供應商對帳單發(fā)票，匹配訂單、驗收單

        借：材料采購

           貸：應付帳款-供應商

材料驗收入庫后，憑入庫單

         借：原材料

         借（貸）：材料采購差異

            貸：材料采購

月末對于未對帳的驗收單暫估入庫

        借：原材料  

            貸：應計帳款-暫估

月初沖回

        借：應付帳款-暫估

            貸：原材料  

X公司提出希望加強對采購價格、數(shù)量的控制。

問題

現(xiàn)有的應付款記帳經(jīng)歷了采購員審核、審計處審核和記帳員對帳記帳三個環(huán)節(jié)。這是在沒有管理信息系統(tǒng)情況下為加強應付款的控制要采取的措施。應用ERP后，采購員及審計處的審核將由于計算機的使用而變的非常簡單；進而，實現(xiàn)業(yè)務的優(yōu)化，優(yōu)化的付款業(yè)務，將減少采購部門、審計處與財務處之間的業(yè)務往來和溝通協(xié)調(diào)，減少采購員與審計人員的工作量，加快業(yè)務處理，進而大大提高付款的工作效率，加強了對付款的管理。

用月末暫估的處理方法，財務帳上不能及時反映原材料庫存的真實發(fā)生情況。

解決方案

本項業(yè)務是由采購業(yè)務員負責的，這里只是介紹了采購過程中的賬務處理。

根據(jù)X公司對于加強財務管理程度的要求，對于材料采購提出以下解決方案：

通過采購模塊對采購進行管理（如通過審批層次對請購、采購的審批），貨物接收時（通過容限控制）進入庫存模塊。應付會計在發(fā)票匹配時通過選擇采購訂單把采購信息引入應付，以減少錄入工作量和加強數(shù)量、價格的差異控制。在庫存和應付模塊的動作會在總帳中產(chǎn)生相應的憑證。這時，財務人員的角色發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，由原來的借貸制會計，成了一個應付業(yè)務管理人員，除了審核發(fā)票帳單外，更重要監(jiān)督、控制，防止資產(chǎn)流失；由于ERP系統(tǒng)的高度集成，在錄入發(fā)票時，通過匹配可以檢索采購、入庫信息。應付系統(tǒng)的發(fā)票審批（M能做到），進一步加強了應付業(yè)務的控制。工序外協(xié)的采購同材料采購一樣處理，其不同只是材料采購的物料同外協(xié)的物料定義不同。

由于材料驗收入庫時，就以“材料采購”和“暫估入庫”科目進行反映，因此可以及時反映材料的真實庫存和應有的債務關(guān)系。

規(guī)范企業(yè)確認債務的財務流程,減少了無效的工作環(huán)節(jié)，提高了工作效率。

加強了對應付款的控制。

Oracle應付帳款業(yè)務子系統(tǒng)形成的會計分錄：

收到材料，在庫存系統(tǒng)中做接收：

       借：材料采購

           貸：暫估入庫

材料入庫

借：原材料

借（貸）：材料成本差異——訂單差異

           貸：材料采購

收到供應商發(fā)票及明細清單，在應付系統(tǒng)中進行采購訂單和發(fā)票匹配：

借：暫估入庫

借（貸）：材料成本差異——發(fā)票差異

          貸：應付帳款

當供應商已交材料但發(fā)票未到的退貨，對之不作帳務處理。而當收到供應商材料后，并收到發(fā)票與采購訂單匹配后，發(fā)生退貨時則根據(jù)對方開出的單據(jù)作貸項通知單沖回。貸項通知單的分錄是以上采購訂單和發(fā)票匹配分錄的相反分錄。

業(yè)務現(xiàn)狀

對于一般用品或者辦公用品，現(xiàn)在是由公司辦公室負責的，有辦公用品需求時，填寫請購單據(jù)，經(jīng)請購部門主管核準后，經(jīng)過財務領(lǐng)導的審批和對預算的核對后，由公司辦公室聯(lián)系供應商進行采購， 用品收到及驗收后，采購人員拿發(fā)票交財務處入帳。此類采購由于單位價值低且為日常消耗品，直接在報銷時作為費用入帳。

會計分錄：

         借：制造費用/管理費用等

貸：銀行存款/應付帳款

解決方案

本項業(yè)務是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節(jié)點處理的，由采購應付會計崗位負責。

針對這類采購與支付業(yè)務的實際特點，可采用如下解決方案：

在總帳中完成對于易耗品的采購與支付，直接通過手工分錄記錄有關(guān)事務處理情況；分錄時先將本次采購計入公司辦公室的管理費用，當有關(guān)部門領(lǐng)料的時候，再將辦公室的管理費轉(zhuǎn)移到相關(guān)部門的有關(guān)費用上。（不必走采購流程）

業(yè)務現(xiàn)狀

固定資產(chǎn)采購須填寫申請，然后經(jīng)由請購部門、財務處、廠長等審批，采購部門或?qū)Ｂ氊熑尾块T（比如計算機由信息中心負責）采購后，固定資產(chǎn)管理部門提交固定資產(chǎn)各類經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批的單據(jù)原始單據(jù)。財務部門據(jù)此入帳。

目前設(shè)備處有固定資產(chǎn)的實物管理臺帳。

會計分錄：

           借：在建工程

              貸：銀行存款/應付帳款

          借：固定資產(chǎn)

              貸：在建工程

解決方案

Oracle系統(tǒng)會計分錄：

如果通過在建工程轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票

        借：在建工程中轉(zhuǎn)

貸：應付帳款

如果直接購買固定資產(chǎn)，錄入采購發(fā)票

        借：固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)

貸：應付帳款

本項業(yè)務是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節(jié)點處理的，由固定資產(chǎn)管理崗位負責。

Oracle固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與應付帳款子系統(tǒng)是一個具有良好集成關(guān)系的業(yè)務子系統(tǒng)，對于固定資產(chǎn)的成批增加通過應付系統(tǒng)中進行增添。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文