從企業(yè)管理實(shí)務(wù)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)部門只關(guān)注材料采購(gòu)的供應(yīng)商、價(jià)格、跟追交期等等，而到底要采購(gòu)什么東西、需要的數(shù)量、預(yù)計(jì)的需求日期等等，這些都是有物料的需求部門來(lái)決定的。從ERP系統(tǒng)的角度來(lái)說(shuō)，是通過請(qǐng)購(gòu)流程來(lái)完成這個(gè)動(dòng)作的。可見，請(qǐng)購(gòu)作業(yè)是采購(gòu)管理的前提與基礎(chǔ)。請(qǐng)購(gòu)作業(yè)的準(zhǔn)確率、有效率等等直接管理到采購(gòu)管理的好壞。

　　而請(qǐng)購(gòu)流程根據(jù)其需求來(lái)源的不同，又可以分為好幾種。如有的請(qǐng)購(gòu)作業(yè)是由MRP(物料需求計(jì)劃)所觸發(fā)的，即是按照生產(chǎn)計(jì)劃或者銷售計(jì)劃來(lái)進(jìn)行請(qǐng)購(gòu);而有些物料需求則是有倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理，他們根據(jù)安全庫(kù)存的要求，為了滿足最低庫(kù)存量，他們也會(huì)不定時(shí)的進(jìn)行采購(gòu)，等等。下面我以一個(gè)客戶的實(shí)際流程為例，看看他們是怎么做好庫(kù)存請(qǐng)購(gòu)流程的。

　　第一步：補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表。

　　要了解補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表，一定要先對(duì)安全庫(kù)存有所了解。安全庫(kù)存是指當(dāng)不確定因素，如到貨延期或者生產(chǎn)量的波動(dòng)等原因?qū)е赂�高的預(yù)期需求或者導(dǎo)致完成周期更長(zhǎng)時(shí)的緩沖存貨，安全庫(kù)存用戶滿足提前的需求。一般來(lái)說(shuō)，安全庫(kù)存越大，企業(yè)出現(xiàn)缺貨的可能性越小，因缺貨造成的損失也就越小;但是，相對(duì)來(lái)說(shuō)企業(yè)的庫(kù)存壓力也就越大，同時(shí)，也會(huì)有呆滯品的風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，我們要把安全庫(kù)存設(shè)置在一個(gè)均衡的點(diǎn)上，即在一個(gè)缺貨成本與存貨成本之和最小的那個(gè)點(diǎn)上。

　　在實(shí)際管理中，這個(gè)安全庫(kù)存一般都是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理的經(jīng)驗(yàn)與歷史數(shù)據(jù)總結(jié)出來(lái)的。在ERP系統(tǒng)中，這個(gè)最底安全庫(kù)存到底是多少，我實(shí)施過這么多項(xiàng)目，都是企業(yè)自己定義出來(lái)的。而且，也不是沒種材料都會(huì)定義安全庫(kù)存。像我現(xiàn)在這家客戶，他們只對(duì)一些大客戶的定單材料會(huì)備安全庫(kù)存。因?yàn)檫@些客戶根據(jù)歷史的交易經(jīng)驗(yàn)，他們每個(gè)定單都大同小異。所以，為了滿足他們的交期的需求出發(fā)，對(duì)于他們的這些通用的材料設(shè)置了安全庫(kù)存。如此的話，即使在材料不能如期到貨的情況下，也可以先利用安全庫(kù)存應(yīng)應(yīng)急，以減少因?yàn)閹?kù)存缺貨而導(dǎo)致定單交貨期無(wú)法滿足的情況。

　　倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表又是怎么來(lái)的呢?比如說(shuō)某個(gè)材料的安全庫(kù)存我們?cè)O(shè)置為100件，但現(xiàn)有的庫(kù)存量低于這個(gè)數(shù)量，如只有90件時(shí)，就會(huì)觸發(fā)庫(kù)存補(bǔ)貨的需求。系統(tǒng)為了滿足這個(gè)安全庫(kù)存100件的需要，會(huì)在倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表中顯示需要補(bǔ)貨10件，才能滿足這個(gè)最底安全庫(kù)存的要求。

　　不過是否只要低于安全庫(kù)存就會(huì)采購(gòu)呢?也不見得。有些ERP系統(tǒng)中，還會(huì)有一個(gè)最低采購(gòu)數(shù)量的限制。如我們現(xiàn)在上面這個(gè)材料最低采購(gòu)數(shù)量設(shè)置為20件。此時(shí)，即使這個(gè)材料已經(jīng)低于安全庫(kù)存10件了，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的規(guī)則，仍然不會(huì)發(fā)生請(qǐng)購(gòu)需求。若該材料的最低采購(gòu)數(shù)量為5件，那就會(huì)產(chǎn)生請(qǐng)購(gòu)需求。

　　這就是補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表產(chǎn)生的基本原理。

　　最佳實(shí)踐：

　　系統(tǒng)對(duì)于補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表有自動(dòng)與手工作業(yè)的區(qū)別。自動(dòng)的話，也就是說(shuō)，我們可以通過系統(tǒng)設(shè)置，在每天固定的時(shí)刻生成補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表，如每天晚生十二點(diǎn)，一天生成一次。而手工作業(yè)的話，則是需要用戶自動(dòng)去運(yùn)行這個(gè)作業(yè)。

　　但是，根據(jù)企業(yè)需要安全庫(kù)存管理材料數(shù)量的不同，這個(gè)作業(yè)運(yùn)行的速度也有差異。所以，企業(yè)要根據(jù)自己管理需求的不同，特別是這個(gè)安全庫(kù)存管理材料的規(guī)模的不同，在選擇合適的處理方式。筆者的建議是，若需要安全庫(kù)存管理的材料數(shù)量多的話，可以考慮讓系統(tǒng)自動(dòng)生成庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表。如可以設(shè)置系統(tǒng)每天晚上十二點(diǎn)生成庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表，如此的話，一方面在這支作業(yè)運(yùn)行的是時(shí)候，因?yàn)榇蟛糠謫T工都已經(jīng)下班，ERP系統(tǒng)處于空閑狀態(tài)，對(duì)ERP的操作不會(huì)有大的影響;另一方面，第二天一上班，用戶就可以看到這張報(bào)表，而不需要漫長(zhǎng)的等待時(shí)間。這無(wú)疑是一個(gè)比較人性化的處理方法。

　　第二步：補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表維護(hù)。

　　一般來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)根據(jù)安全庫(kù)存生成補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表，這些信息是不會(huì)錯(cuò)的。但是，有些時(shí)候，我們出于管理的需要，還不是直接根據(jù)這個(gè)補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表生成請(qǐng)購(gòu)需求。我們需要對(duì)這個(gè)補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表進(jìn)行手工的維護(hù)。

　　如我這家客戶，系統(tǒng)生成這份補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表之后，還需要手工的進(jìn)行一一確認(rèn)，看是否需要生請(qǐng)購(gòu)需求。他們根據(jù)什么原則來(lái)判斷是否需要生成請(qǐng)購(gòu)單、滿足安全庫(kù)存需求呢?這主要是根據(jù)他們倉(cāng)庫(kù)管理員的經(jīng)驗(yàn)，最常見的影響因素有兩個(gè)。一個(gè)是生產(chǎn)周期的問題。有些材料可能在生產(chǎn)旺季需要補(bǔ)足安全庫(kù)存，而在生產(chǎn)淡季，則可以低于安全庫(kù)存。所以，為了降低企業(yè)的庫(kù)存存貨，倉(cāng)庫(kù)人員往往會(huì)在生產(chǎn)淡季忽略掉這些補(bǔ)貨請(qǐng)求。而因?yàn)檫@只是暫時(shí)性的，所以，一般不會(huì)更改產(chǎn)品信息的基礎(chǔ)資料，而直接在庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)上忽略掉。二是出于庫(kù)存容量的考慮。當(dāng)庫(kù)存量比較多，倉(cāng)庫(kù)已經(jīng)接近飽和的時(shí)候，若出現(xiàn)安全庫(kù)存的需求時(shí)，庫(kù)存管理員也會(huì)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)判斷出是否有即時(shí)請(qǐng)購(gòu)的必要。

　　最佳實(shí)踐：

　　在ERP系統(tǒng)中，對(duì)于補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表是否可以維護(hù)設(shè)置了控制權(quán)限。根據(jù)企業(yè)需求的不同，可以設(shè)置補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表生成后可以修改，也可以只能只讀。那到底該如何設(shè)置呢?這主要看企業(yè)自己的管理水平。若企業(yè)的管理水平比較高，必須嚴(yán)格按照補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表的建議，補(bǔ)足安全庫(kù)存的話，則可以把庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表設(shè)置為只讀，不允許倉(cāng)庫(kù)管理員手工的進(jìn)行維護(hù)。

　　不過我的建議是，大部分企業(yè)，特別是剛進(jìn)行安全庫(kù)存管理的企業(yè)，最好把這個(gè)庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表設(shè)置成為用戶維護(hù)模式，在真正生成請(qǐng)購(gòu)需求之前，先讓倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行過濾一下，以保證請(qǐng)購(gòu)需求的準(zhǔn)確性。

　　第三步：運(yùn)行補(bǔ)貨請(qǐng)購(gòu)作業(yè)。

　　系統(tǒng)有一支作業(yè)叫做按照補(bǔ)貨報(bào)表生成請(qǐng)購(gòu)單的流程。這個(gè)流程的只要作用，就是根據(jù)補(bǔ)貨點(diǎn)上顯示的請(qǐng)購(gòu)需求生成請(qǐng)購(gòu)單。通過這支流程可以簡(jiǎn)化倉(cāng)庫(kù)人員的工作，不需要手工的為這些材料開立請(qǐng)購(gòu)單。而是只要點(diǎn)一下鼠標(biāo)，這個(gè)作業(yè)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)幫你完成。

　　最佳實(shí)踐：

　　在運(yùn)行這個(gè)流程時(shí)，為了提高他的運(yùn)行效果，有兩點(diǎn)需要注意。

　　一是不是說(shuō)補(bǔ)貨報(bào)表上顯示多少缺貨數(shù)量，這里生成的請(qǐng)購(gòu)需求就是多少數(shù)量，其還要考慮很多因素。如現(xiàn)在某個(gè)材料庫(kù)存數(shù)量為80件，而其安全庫(kù)存設(shè)置的是100件。則其庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表顯示的缺貨數(shù)量為20件。那在對(duì)應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)單上是否也會(huì)現(xiàn)實(shí)20件呢?那還要看其他的設(shè)置。如我們是否設(shè)置了最低采購(gòu)量，若我們?cè)O(shè)置了該材料的最底采購(gòu)量為30件，則這個(gè)材料就不會(huì)在請(qǐng)購(gòu)需求中出現(xiàn)。另外，如我們還有最小包裝數(shù)量的限制，如無(wú)設(shè)置該材料的最小包裝數(shù)量為30件，則我們?cè)诓少?gòu)的時(shí)候，必須為該數(shù)量的整數(shù)倍。此時(shí)，在請(qǐng)購(gòu)需求上顯示的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量就是30，而不是20件。這個(gè)問題在剛開始利用這個(gè)功能的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)遇到。我給這家客戶實(shí)施項(xiàng)目時(shí)，給他們解釋、演示了很多遍，他們才明白其中的道理。

　　二是系統(tǒng)也可以自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)需求。如我們可以設(shè)置，在生成補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表的時(shí)候，自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單。也就是說(shuō)，對(duì)于補(bǔ)貨點(diǎn)需求的修改可以在請(qǐng)購(gòu)單上完成，而不需要對(duì)于補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表進(jìn)行過濾。這么處理的話，有一個(gè)問題。，正如我們上面所說(shuō)的，有時(shí)候補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表上的信息與請(qǐng)購(gòu)單上的需求信息，在其他方面因素的限制下，不一定是一一對(duì)應(yīng)。若我們忽略補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表上的信息，而直接去看請(qǐng)購(gòu)單上的請(qǐng)購(gòu)需求的話，有時(shí)候會(huì)跟自己的想法對(duì)不上號(hào)。所以，我建議，企業(yè)用戶，至少是上開始接觸這個(gè)作業(yè)的用戶，還是在庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)表表對(duì)于這個(gè)補(bǔ)貨需求進(jìn)行維護(hù)的比較好。因?yàn)檠a(bǔ)貨點(diǎn)表報(bào)表反映的是最原始的安全庫(kù)存信息，而在請(qǐng)購(gòu)需求上，已經(jīng)融合了很多倉(cāng)庫(kù)管理員不怎么清楚的采購(gòu)控制的一些信息。出于維護(hù)的方便，還是在庫(kù)存補(bǔ)貨點(diǎn)報(bào)表上進(jìn)行維護(hù)效率高一點(diǎn)。

　　第四步：補(bǔ)貨請(qǐng)求的審核。

　　根據(jù)補(bǔ)貨請(qǐng)求生成的物料需求，跟其他正常的物料需求一個(gè)非常大的區(qū)別就在于，這個(gè)需求是由倉(cāng)庫(kù)部門作出的。一般來(lái)說(shuō)，倉(cāng)庫(kù)是沒有權(quán)利提出請(qǐng)購(gòu)需求的，除非是其必須的辦公用品。因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)管理人員，在材料需求的規(guī)劃上，沒有專門人員那么專業(yè)。所以，我這個(gè)客戶，他們根據(jù)補(bǔ)貨點(diǎn)所做出的請(qǐng)購(gòu)需求，除了倉(cāng)庫(kù)部門經(jīng)理自己審核之外，還需要生產(chǎn)管理部門進(jìn)行審核，也就是說(shuō)，需要二級(jí)審核后，采購(gòu)部門才能根據(jù)這個(gè)請(qǐng)購(gòu)單生成采購(gòu)計(jì)劃。

　　在ERP系統(tǒng)中，提供了二級(jí)審核的功能。系統(tǒng)中若沒有生產(chǎn)管理部門的審核，則采購(gòu)部門就不能生成采購(gòu)計(jì)劃。

　　不過在單據(jù)的審核上，我還是要強(qiáng)調(diào)一句，不管主管人員同意否，都要及時(shí)對(duì)單據(jù)進(jìn)行處理。同意就是同意，不同意就不同意。而不能像實(shí)際管理中那樣采取拖延政策。這對(duì)于ERP系統(tǒng)操作來(lái)說(shuō)，單據(jù)處理的拖延，是非常致命的一個(gè)錯(cuò)誤行為。

來(lái)源：巨靈鳥 歡迎分享本文