于先生是某大型制造企業的預算負責人，往年的預算工作，都會從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間；預算調整經常花費了大量時間依然不能取得令人滿意的效果；預算編制以及差異分析等工作沒有專用軟件支持，用EXCEL手工操作耗費大量人力且不能及時發現業務運行中的問題；幾個月下來，于先生都會被累得筋疲力盡。
     但是，今年的情況發生了天翻地覆的變化，新的專業預算軟件系統的上線大大縮短了預算匯總、調整、生成財務報表的周期，部門預算、公司預算、報表迅速生成，調整方案可以及時分解到各個業務部門。這一周期從未實施新的預算軟件系統時的6個月天縮短到2個月，從而使得滾動預算成為可能，而且預算的準確性得到了充分的保證，使財務、計劃部門負責預算事務的工作人員從簡單的匯總、報告工作中解脫出來，把寶貴的時間和精力投入到公司價值創造的管理決策中。
   
    眾所周知，全面預算是對企業未來經營狀況和財務結果的事前模擬，已經成為國內多數企業提升管理水平的重要工具。預算要發揮應有的作用，有兩點非常重要：一是預算應盡可能編制的比較詳細，只有細致的預算才有可能更符合企業的實際；二是預算必須能夠隨經營環境的變化進行動態的滾動調整。要達到這兩點要求，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理，工作非常繁瑣，工作量也非常大，導致預算管理的效率比較低。所以，我們相信，隨著國內企業信息化浪潮的到來，企業預算管理也必將從利用Excel表進行手工預算管理、過渡到利用財務管理軟件中的財務預算管理模塊進行財務預算管理，最終，轉向利用專業化的全面預算管理軟件進行全面預算管理。

    一、 Excel――手工預算的工具

    自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡單、功能強大的表格處理和計算能力受到了廣大財會人員的喜愛，在企業的預算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數企業仍然在使用Excel表編制企業預算。但是，隨著企業管理精細化需求的不斷提高，傳統使用Excel表進行手工預算編制和管理的方式將將越來越難以適應企業發展的要求。
    1． 缺乏預算數據共享、交換和流程管理的平臺，影響預算管理的效率。
    全面預算是一個內部聯系緊密的預算體系，既包括業務預算，還包括財務預算，需要企業從銷售、生產、采購到人力資源、財務等各部門共同參與，其中某些部門的預算編制需要運用其他部門預算的數據，如生產部門編制生產預算一般需要銷售部門編制的銷售預算的數據。所以，預算編制過程中公司的上下級及部門之間的數據交換量和交換頻率比較高。另一方面，從全面預算管理的流程來看，它是一個自上而下和自下而上相結合、并多次往復的過程，首先由公司董事會從公司的戰略出發，制定出全年的預算目標，公司預算委員會將其分解至公司的各一級預算單位，再由各一級預算單位逐層向下分解；其次，由公司的各級預算單位自下而上逐級編制或匯總編制本部門的預算；另外，還存在預算的逐級審批、駁回、下發、預算的自下而上逐層匯總分析的過程。在傳統的手工編制預算的情況下，這些流程管理只能通過人工傳遞的方式來實現，效率低下。而且，越是規模較大、組織層級較多、預算管理精細、采用滾動預算的企業，這種數據共享、交換和流程管理的工作量就越大，企業的預算管理的效率就會受到嚴重影響。
    2． 難以實現預算的實時控制和自動分析
    預算的實時控制是企業實現對各部門的預算進行控制的重要手段， EXCEL缺乏預算實時控制的重要功能；另外，定期對各預算單位預算執行情況進行分析和總結，是企業推行全面預算管理中的一個重要環節，它不僅為公司決策層提供決策依據，而且還是公司績效考評的基礎。一個完善的預算分析需要從不同角度進行，如月度及累計月度預算與實際對比分析、預算完成進度分析、預算完成情況的差異分析等，在傳統的手工分析的情況下，由于工作量比較大，很難難以達到全面、及時和準確的要求。
    3． 缺乏權限管理功能，難以滿足企業預算信息保密的要求
    預算數據包括企業的經營和財務目標和計劃數據，屬于公司的機密文件之一。但預算工作又需要各部門參與，這就需要設定不同部門和人員的權限，才能保證預算信息的安全。但Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權限管理的功能。

    二、 財務軟件--簡單財務預算的工具

    財務管理軟件一般主要是為了滿足企業財務會計核算的需要，同時具有財務分析、固定資產管理、財務預算管理等其他功能的軟件。與傳統手工預算相比，它具有以下特點：
    1. 財務軟件中的預算功能
    與Excel相比，財務軟件在預算管理的信息化方面前進了一步。一般來說，財務軟件具有預算輸入、預算分析、預算控制等功能。其預算功能一般能夠定義預算科目的口徑，并為該科目制定預算額；在預算的執行控制方面，它能夠與核算系統緊密集成，從而在某個部門的某項費用超過預算額時，系統能夠實現自動報警，達到控制的效果；在預算分析方面，系統能夠實現財務實際發生數與預算數的對比分析。
    2. 財務軟件中的預算功能的不足
    由于財務軟件涉及對象主要是會計科目、會計帳簿和會計報表，不可能把企業的業務內容，如銷售、生產等內容涵蓋進來。所以，財務管理軟件的預算功能只能包括財務預算，如收入預算、費用預算、利潤預算等。而對于銷售預算、生產預算、采購預算、存貨預算等業務方面的預算，財務管理軟件卻無能為力。所以，它僅僅實現了財務預算的信息化，而與現代預算管理所倡導的包括財務部門和業務部門在內的各級部門和組織共同參與、各預算之間緊密關聯的全面預算管理的思想相距遙遠，難以起到有效的預算管理的效果。
    所以，從某種意義上我們可以認為，在企業推行全面預算管理的過程中，運用財務軟件中的預算管理的功能是不夠的，在企業預算管理的信息化道路上，財務管理軟件只能定位為一個過渡型的預算管理產品。

    三、 專業預算管理軟件--全面預算管理信息化的工具

    專業預算管理軟件是針對企業預算管理的需求而設計的軟件系統，與一般財務管理軟件相比，它彌補了財務管理軟件在業務預算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預算管理的各項工作實現信息化管理。其一般架構包括預算基礎設置、預算方案設置、預算的權限和流程設置三層結構。其中，從預算管理的基本流程來看，它包括預算目預算編制、預算的分發和合并、預算調整（含滾動預算）、預算查詢和分析。與EXCEL和財務管理軟件相比，它具有以下特點：
    1. 它為推行全面預算管理的企業提供了一個專業的預算管理平臺
    專業預算管理軟件為企業推行全面預算管理提供了一個專業的平臺，使企業的各部門可在該軟件平臺上協同工作，共享和交換數據；另外，系統根據客戶的靈活設置，自動實現預算目標的制定和分解、預算編制、多級審批、下發等流轉過程管理，并可以根據企業組織和人員的變化進行靈活調整。徹底改變了傳統的預算管理模式，大大提高了預算編制和管理的效率。
    2. 支持與財務軟件及其他管理軟件的無縫集成，實現預算管理的實時控制和自動分析。
    專業預算管理軟件能夠支持與企業的財務、銷售、生產、采購等其他信息系統進行數據接口，可以實現對企業各部門的預算執行情況進行自動報警，從而達到實時監控的目的；另外，系統支持自動導入或手工輸入其他信息系統的實際發生數，通過自定義的分析報表格式和分析方法，自動進行多維度、深入的預算分析，從而大大提高分析的效率和準確性。
    3. 支持預算調整、彈性預算、滾動預算，大大提高了預算對企業外部環境的適應性。
    在軟件的功能上，專業預算管理軟件能夠靈活支持企業進行預算調整，解決了手工條件下，調整工作量大，調整效率低的問題；同時，軟件也支持彈性預算、滾動預算等現代預算管理思想，大大提高了預算對企業外部環境的適應性。
    4. 靈活的權限控制，確保企業預算文件的信息安全
    在專業的預算管理平臺上，企業預算管理流程中的每一個關鍵步驟，如預算的編制、審批、下發、查詢等都在預先設定的管理權限的控制之下，確保了企業預算信息的安全性。
    5. 支持集團預算管理，實現集團下屬分、子公司預算的匯總或合并
    專業預算管理軟件支持企業預算賬套數據的導入和導出，靈活實現集團型企業下屬分、子公司預算的匯總或合并，提高了集團預算管理的效率。
    專業預算管理軟件從功能來看，它融入了現代全面預算管理的思想，基本覆蓋了企業日常預算管理中的所有功能，而且管理靈活、信息安全，從其技術特點來看，具有高度的集成性、可擴展和跨平臺的特點，因此，從真正意義上滿足了現代企業，特別是大型集團企業的預算管理的需求，也是真正意義上的全面預算管理的信息化工具。目前，全球領先的專業預算信息化軟件供應商hyperion（海波龍）已經進入國內市場，其產品也在國內部分領先企業如:中石化、浙江電力等得到應用，并取得了很好的應用效果。我們相信，不遠的將來，專業預算管理軟件必將成為市場的主流，并為我國企業全面預算管理的提升發揮重要的作用。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文