進來看本文的企業(yè)大多數(shù)沒有ERP的實施經(jīng)驗，因此小編嘗試用最容易懂的話講解如何進行數(shù)據(jù)整理，希望各位看完本文能對你企業(yè)上ERP系統(tǒng)有幫助。

ERP系統(tǒng)上線前的工作有很多了，比如制定實施計劃、培訓、測試、流程梳理、數(shù)據(jù)整理、出臺相關(guān)制度等。本文僅分享其中的數(shù)據(jù)整理工作，其他準備工作請翻閱本站其他文章。

一、為什么要進行數(shù)據(jù)整理

1、手工作業(yè)和上ERP后的數(shù)據(jù)格式不同

比如倉庫物料，手工作業(yè)可能沒有物料編號，上ERP系統(tǒng)后系統(tǒng)是靠物料編號進行識別的，就像居民身份證一樣，姓名可以重復但是身份證號是唯一的。

2、新增的數(shù)據(jù)

比如權(quán)限表，手工作業(yè)下權(quán)限是以部門為單位劃分的，公司在設(shè)置部門時權(quán)限就劃分好了。ERP系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)流程進行劃分的。比如采購流程中涉及采購申請、采購單、采購入庫單、采購付款申請、采購付款、采購發(fā)票等單據(jù)，這些單據(jù)誰來操作、誰審核、怎么流轉(zhuǎn)，這些都涉及到權(quán)限如何劃分，上系統(tǒng)后一個完整的業(yè)務(wù)流程就不會因部門而被割裂，有利于信息在部門間傳遞。因此，ERP中的權(quán)限劃分更加細致更加明確，在手工作業(yè)下是沒有這么明確的權(quán)限分配表的。

3、檢查數(shù)據(jù)的正確性和準確性

數(shù)據(jù)整理是對以往數(shù)據(jù)是否準確和正確做了一次全面的梳理，比如很多產(chǎn)品信息已經(jīng)過時，剛好借上ERP系統(tǒng)的機會梳理一次。

二、數(shù)據(jù)分類

ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)

靜態(tài)數(shù)據(jù)包括物料編碼表、供應(yīng)商檔案、客戶檔案、員工檔案、工藝路線等，靜態(tài)數(shù)據(jù)都是可以導入的，系統(tǒng)初始化設(shè)置階段可以導入靜態(tài)數(shù)據(jù)。

動態(tài)數(shù)據(jù)就是各業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，比如銷售訂單、采購單、出入庫單。動態(tài)數(shù)據(jù)是隨著日常經(jīng)營活動發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)。動態(tài)數(shù)據(jù)一般是ERP系統(tǒng)上線后各部門錄入的。

三、數(shù)據(jù)搜集

編制數(shù)據(jù)導入模板，比如用excel編制客戶資料表、供應(yīng)商資料表、庫存期初余額等，由各部門填寫。通常ERP系統(tǒng)服務(wù)商會提供這些導入模板。可以先從各個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中選擇一些典型數(shù)據(jù)，做為ERP系統(tǒng)試運行的測試數(shù)據(jù)。ERP試運行輸入的數(shù)據(jù)與正式使用時有很大不同，測試數(shù)據(jù)可以由對公司內(nèi)部運營非常了解的人員輸入，正式使用時數(shù)據(jù)是由各部門自己錄入，測試的數(shù)據(jù)不要求真實但要求能全面覆蓋企業(yè)的所有業(yè)務(wù)點。正式數(shù)據(jù)強調(diào)的時及時性，最好當天的數(shù)據(jù)當天錄入。

數(shù)據(jù)搜集的工作量非常大，需要在短時間內(nèi)輸入進系統(tǒng)，很多數(shù)據(jù)有時效性要求，比如庫存期初余額。因此，數(shù)據(jù)搜集要盡量分散到不同的人員同時進行。

四、數(shù)據(jù)整理

1、保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性

對搜集的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化整理，同時可以制定相關(guān)制度確保上線后錄入的數(shù)據(jù)也同樣規(guī)范。

舉個例子，物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如物料編號、物料名稱、物料規(guī)格、計量單位，技術(shù)部門、倉儲部門、財務(wù)部門的編寫習慣可能不同，對同一個物料的叫法、分類，財務(wù)有財務(wù)的分類習慣、技術(shù)有技術(shù)的分類習慣、倉庫有倉庫的分類習慣。同一個計量單位有人用毫米，有人用mm表示。為了避免數(shù)據(jù)錄入的隨意性，各部門應(yīng)該共同制定相關(guān)的制度文件，并納入到新員工入職培訓中。

再舉個例子，手工作業(yè)時采購單是采購部門編制的，采購付款單是財務(wù)編制的，各部門單據(jù)的單據(jù)編號都是各編各的，上系統(tǒng)后是否可以有統(tǒng)一的單據(jù)編號規(guī)則呢。

2、保證數(shù)據(jù)正確性

第一、保證搜集到的數(shù)據(jù)本身就是正確的，數(shù)據(jù)不準確不一定是職員不用心，有時候可能是統(tǒng)計的口徑不一致造成遺漏、重復、錯誤。

第二、數(shù)據(jù)在輸入系統(tǒng)過程中，沒有引進任何附加的錯誤

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確與否是決定ERP系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵。可以將數(shù)據(jù)分為關(guān)鍵信息和非關(guān)鍵信息，比如客戶檔案，可以先把關(guān)鍵信息輸入到ERP系統(tǒng)，其他非關(guān)鍵信息以后再慢慢補錄。對于沒有ERP實施經(jīng)驗的企業(yè)這點很重要，有些客戶上線幾個月后推倒重來的都有可能。

與ERP系統(tǒng)服務(wù)商溝通如何防止錯誤信息錄入，我們俗稱也叫“防呆”。  

總結(jié)：ERP系統(tǒng)運行前的數(shù)據(jù)準備是一個相當繁雜的工作，它直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)實施的成敗。實施ERP系統(tǒng)負責人一定要做好數(shù)據(jù)的準備工作，同時有關(guān)參與職員也應(yīng)該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)ERP系統(tǒng)的成功實施，提升企業(yè)核心競爭力。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文