進來看本文的企業大多數沒有ERP的實施經驗，因此小編嘗試用最容易懂的話講解如何進行數據整理，希望各位看完本文能對你企業上ERP系統有幫助。

ERP系統上線前的工作有很多了，比如制定實施計劃、培訓、測試、流程梳理、數據整理、出臺相關制度等。本文僅分享其中的數據整理工作，其他準備工作請翻閱本站其他文章。

一、為什么要進行數據整理

1、手工作業和上ERP后的數據格式不同

比如倉庫物料，手工作業可能沒有物料編號，上ERP系統后系統是靠物料編號進行識別的，就像居民身份證一樣，姓名可以重復但是身份證號是唯一的。

2、新增的數據

比如權限表，手工作業下權限是以部門為單位劃分的，公司在設置部門時權限就劃分好了。ERP系統是以業務流程進行劃分的。比如采購流程中涉及采購申請、采購單、采購入庫單、采購付款申請、采購付款、采購發票等單據，這些單據誰來操作、誰審核、怎么流轉，這些都涉及到權限如何劃分，上系統后一個完整的業務流程就不會因部門而被割裂，有利于信息在部門間傳遞。因此，ERP中的權限劃分更加細致更加明確，在手工作業下是沒有這么明確的權限分配表的。

3、檢查數據的正確性和準確性

數據整理是對以往數據是否準確和正確做了一次全面的梳理，比如很多產品信息已經過時，剛好借上ERP系統的機會梳理一次。

二、數據分類

ERP系統中數據分為靜態數據、動態數據

靜態數據包括物料編碼表、供應商檔案、客戶檔案、員工檔案、工藝路線等，靜態數據都是可以導入的，系統初始化設置階段可以導入靜態數據。

動態數據就是各業務活動產生的數據，比如銷售訂單、采購單、出入庫單。動態數據是隨著日常經營活動發生變化的數據，且數據之間相互關聯。動態數據一般是ERP系統上線后各部門錄入的。

三、數據搜集

編制數據導入模板，比如用excel編制客戶資料表、供應商資料表、庫存期初余額等，由各部門填寫。通常ERP系統服務商會提供這些導入模板。可以先從各個業務數據中選擇一些典型數據，做為ERP系統試運行的測試數據。ERP試運行輸入的數據與正式使用時有很大不同，測試數據可以由對公司內部運營非常了解的人員輸入，正式使用時數據是由各部門自己錄入，測試的數據不要求真實但要求能全面覆蓋企業的所有業務點。正式數據強調的時及時性，最好當天的數據當天錄入。

數據搜集的工作量非常大，需要在短時間內輸入進系統，很多數據有時效性要求，比如庫存期初余額。因此，數據搜集要盡量分散到不同的人員同時進行。

四、數據整理

1、保證數據的規范性

對搜集的數據進行規范化整理，同時可以制定相關制度確保上線后錄入的數據也同樣規范。

舉個例子，物料基礎數據如物料編號、物料名稱、物料規格、計量單位，技術部門、倉儲部門、財務部門的編寫習慣可能不同，對同一個物料的叫法、分類，財務有財務的分類習慣、技術有技術的分類習慣、倉庫有倉庫的分類習慣。同一個計量單位有人用毫米，有人用mm表示。為了避免數據錄入的隨意性，各部門應該共同制定相關的制度文件，并納入到新員工入職培訓中。

再舉個例子，手工作業時采購單是采購部門編制的，采購付款單是財務編制的，各部門單據的單據編號都是各編各的，上系統后是否可以有統一的單據編號規則呢。

2、保證數據正確性

第一、保證搜集到的數據本身就是正確的，數據不準確不一定是職員不用心，有時候可能是統計的口徑不一致造成遺漏、重復、錯誤。

第二、數據在輸入系統過程中，沒有引進任何附加的錯誤

基礎數據的正確與否是決定ERP系統實施成敗的關鍵。可以將數據分為關鍵信息和非關鍵信息，比如客戶檔案，可以先把關鍵信息輸入到ERP系統，其他非關鍵信息以后再慢慢補錄。對于沒有ERP實施經驗的企業這點很重要，有些客戶上線幾個月后推倒重來的都有可能。

與ERP系統服務商溝通如何防止錯誤信息錄入，我們俗稱也叫“防呆”。  

總結：ERP系統運行前的數據準備是一個相當繁雜的工作，它直接關系到ERP系統實施的成敗。實施ERP系統負責人一定要做好數據的準備工作，同時有關參與職員也應該做好密切的配合工作，最終保證企業ERP系統的成功實施，提升企業核心競爭力。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文