筆者負責ERP產(chǎn)品設(shè)計時間不久，就接到一個重大任務(wù)，上司要求我完成進貨驗收單處理的設(shè)計工作。筆者結(jié)合自己以前的工作經(jīng)驗，還去一家企業(yè)實際考察后，結(jié)合ERP產(chǎn)品的原先功能，做出了以下的設(shè)計思路。

　　一、 進貨驗收單審核時檢查。

　　在進貨驗收單審核之前，系統(tǒng)必須對相關(guān)的內(nèi)容進行檢查，以提高進貨驗收單數(shù)據(jù)的準確性。

　　檢查一：驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量是否等于進貨數(shù)量。一般情況下，在沒有不良品的情況下，進貨數(shù)量就等于驗收數(shù)量。但是，在有不良品時，進貨數(shù)量等于驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量。這個驗退數(shù)量會在進貨單審核后，直接轉(zhuǎn)換為退貨單。當退回單審核后，才會扣除進貨數(shù)量。也就是說，在退貨單沒有審核之前，這個不良品仍然是企業(yè)的資產(chǎn)。所以，在進貨單審核的時候，進貨數(shù)量必須等于驗收數(shù)量與驗退數(shù)量之和。若不等于的話，則進貨驗收單就無法審核。

　　檢查二：進貨驗收單審核時間所在的期間是否打開。因為進貨驗收單中，有涉及到費用的問題，所以根據(jù)財務(wù)控制的要求，進貨驗收單審核的時間其對應(yīng)的期間，必須是打開的。若沒有打開的話，則任何交易的單據(jù)都將無法審核。所以，當這個審核時間對應(yīng)的期間沒有打開的時候，系統(tǒng)就會提示錯誤信息：“期間關(guān)閉，請先打開期間”。

　　檢查三：是否有前置單據(jù)。若在進貨單單據(jù)設(shè)置的時候，把進貨驗收單設(shè)置成為必須核對前置單據(jù)。則在進貨驗收單審核的時候，會檢查進貨驗收單中是否有進貨單的信息。若沒有進貨單信息，即企業(yè)用戶是手工建立進貨驗收單，而不是根據(jù)進貨單轉(zhuǎn)換過來，或者沒有指定進貨單時，這筆驗收單將無法審核。因為在驗收單審核的過程中，會更新進貨單中的相關(guān)信息，所以，在這里核對前置單據(jù)，是有必要的。

　　二、 撤銷審核時的控制。

　　在某些特定的情況下，如進貨驗收單出現(xiàn)錯誤時，是允許進貨驗收單可以撤銷審核。但是，其是有比較嚴格的限制條件的。若不滿足這些限制條件，則系統(tǒng)會拒絕撤銷審核進貨驗收單。

　　限制條件一：日期上的限制。進貨驗收單若要審核，必須滿足兩個日期條件。一是在進貨驗收單撤銷審核時候，撤銷審核的時間所對應(yīng)的期間必須是打開的，否則的話，系統(tǒng)會提示錯誤信息。二是撤銷審核的時候，時間必須是大于財務(wù)凍結(jié)日期。因為進貨驗收單撤銷審核后，會影響財務(wù)的結(jié)算。所以，為了保障數(shù)據(jù)的一致性，進貨驗收單如果要撤銷審核，必須要在財務(wù)凍結(jié)日期之前撤銷審核，否則的話，系統(tǒng)是不允許的。若在財務(wù)凍結(jié)日期之后，還需要修改進貨驗收單，一般不允許，只有通過其他單據(jù)來做調(diào)整，如通過成本調(diào)整單、庫存調(diào)整單等等。

　　限制條件二：進貨驗收單所對應(yīng)的進貨單步存在應(yīng)付憑單或者應(yīng)付憑單已經(jīng)作廢。在根據(jù)進貨單生成應(yīng)付憑單的時候，應(yīng)付憑單計算應(yīng)付金額的時候，是根據(jù)進貨單上的驗收數(shù)量來進行計算的。而撤銷進貨驗收單的時候，會同市更改進貨單上的驗收數(shù)量。如此的話，進貨單上的驗收數(shù)量與進貨單所對應(yīng)的應(yīng)付憑單內(nèi)容就對不上了。所以，遇到這種情況的話，系統(tǒng)是拒絕進貨驗收單撤銷審核的。除非企業(yè)用戶刪除這種應(yīng)付憑單或者作廢這張單據(jù)。如此控制的目的，就是為了保障數(shù)據(jù)前后的一致性。從這里也看出，在進貨驗收單上關(guān)聯(lián)對應(yīng)的進貨單的重要性。在進貨單單身中，有一個“應(yīng)付憑單單號”字段，該字段會根據(jù)其他作業(yè)進行自動改寫。在進貨驗收單撤銷審核時，就根據(jù)這個字段的內(nèi)容來判斷進貨單是否已經(jīng)有應(yīng)付憑單，或者應(yīng)付憑單有否作廢。

　　三、 進貨驗收單審核過程中的批處理作業(yè)。

　　在進貨驗收單審核的過程中，在系統(tǒng)后臺會自動發(fā)生一些作業(yè)，更新相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容，以保障數(shù)據(jù)的一致性。

　　1、更新進貨單單身的進貨驗收單號。在進貨單單身中，有一個進貨驗收單號的字段。若這個字段中有內(nèi)容的話，可以在進貨單中直接通過關(guān)聯(lián)查詢，查到對應(yīng)的進貨驗收單，這方便了用戶對于日后單據(jù)的追蹤與管理。在進貨驗收單審核的時候，若進貨驗收單中有相關(guān)的進貨單信息，即用戶是按照進貨單生成進貨驗收單，或者在手工開立進貨驗收單的時候，制定了進貨單號，則在進貨驗收單審核過程中，后臺會自動把這個進貨驗收單號更新給進貨單。同時，對于進貨單來說，若進貨單單身有這個進貨驗收單字段有內(nèi)容的話，則該進貨單就無法審核。另外，若是采用“進貨單轉(zhuǎn)換進貨驗收單”作業(yè)產(chǎn)生進貨驗收單的話，這個字段的內(nèi)容是在這個轉(zhuǎn)換的過程中就被更新了。

　　2、更新進貨單單身的驗收數(shù)量。若走驗收流程的話，在進貨單審核后，進貨單單身的驗收數(shù)量為0。這個字段是根據(jù)進貨驗收單中的驗收數(shù)量而更新的。在進貨驗收單進行審核時，會自動把這個進貨驗收數(shù)量更新到相關(guān)的紀錄中。當然，前提是進貨驗收單中有相關(guān)的進貨單信息，或者說，系統(tǒng)能夠知道進貨驗收單所對應(yīng)的是哪一張進貨單。

　　3、直接生成應(yīng)付憑單功能。若企業(yè)用戶走進貨驗收流程的話，則可以不用進貨單作為結(jié)帳的依據(jù)，而直接利用進貨驗收單進行結(jié)帳。這在系統(tǒng)初始化的時候可以進行設(shè)置。若在系統(tǒng)初始化的過程中，把進貨驗收單設(shè)置成為自動結(jié)帳的話，則在進貨驗收單審核之后，會自動根據(jù)這張進貨驗收單生成應(yīng)付憑單。不過這種流程采用的企業(yè)比較少。畢竟，進貨驗收單只能作為結(jié)帳的依據(jù)，企業(yè)最終還是要根據(jù)進貨單來做帳。

    4、分批驗收的處理。同一張進貨單中同一筆材料，企業(yè)可能是分批收貨、分批驗貨，遇到這種情況時，信息該如何處理?如在進貨單單身中，驗收數(shù)量則是各次驗收數(shù)量的累計。進貨單單身中，驗收單號為最近一次驗收的單號，日期為最近一次驗收的日期。不過，在關(guān)聯(lián)查詢的時候，仍然需要能夠關(guān)聯(lián)查詢到所有的驗收單。即利用進貨單單號去匹配所有的進貨驗收單中的進貨單號，查詢處復(fù)合條件的進貨單驗收單。

　　5、扣款金額的計算。一般來說，企業(yè)由于不良品導(dǎo)致的退貨時，扣款金額一般包括三部分，一是產(chǎn)品本身的貨款，這可以直接根據(jù)驗退數(shù)量乘以產(chǎn)品單價計算出來;二是進貨費用，如有可能企業(yè)是自己去拉貨或者運輸費用要企業(yè)自己承擔，此時，在退貨的時候就需要供應(yīng)商承擔一定的進貨費用;三是產(chǎn)品檢驗費用，如是委托第三方進行進貨驗收或者需要采用儀器檢驗時，若沒有發(fā)生不良品，則這個費用由企業(yè)承擔，若發(fā)生不良品的話，則需要由供應(yīng)商承擔這個檢驗費用。所以，最后計算出來的扣款金額的話，往往比退貨金額要大。

　　6、有時候，進貨驗收單審核還會觸發(fā)相關(guān)的工作流。如企業(yè)可能在工作流中進行了設(shè)置，當進貨驗收單審核后，自動發(fā)郵件給采購、生產(chǎn)、倉庫、物控、財務(wù)等相關(guān)部門。此時，在進貨驗收單審核后，系統(tǒng)就會觸發(fā)這個工作流，把進貨驗收單的信息發(fā)送給各個相關(guān)的人員。所以，在進貨驗收單審核的時候，審核流程還會去系統(tǒng)中查詢，看看是否存在對應(yīng)的工作流，若有的話，就會觸發(fā)他。

　　四、 權(quán)限控制。

　　在進貨驗收單權(quán)限設(shè)計中，主要牽涉到三個方面。

　　一是誰有權(quán)審核這張進貨驗收單?

　　一般來說，進貨驗收單的建立人，是不能夠?qū)徍俗约航�立的單�?jù)。在進貨單單據(jù)設(shè)置中，有一個“自己是否可以審核單據(jù)”的選項。默認情況下，使沒有選中的，即表示員工不能審核自己建立的進貨驗收單。可以在單據(jù)設(shè)置的時候，指定進貨驗收單具體的審核人員，以規(guī)范進貨單的審核動作。

　　二是誰有權(quán)撤銷或者作廢這張驗收單?

　　不僅進貨驗收單不能隨便審核，也不是所有的人都可以撤銷或者作廢這張驗收單的。在單據(jù)初始化的時候，系統(tǒng)管理員需要指定，誰有權(quán)進行進貨驗收單的撤銷與審核。在用戶進行這些操作時，系統(tǒng)會判斷用戶是否具有相關(guān)的權(quán)限。如沒有的話，系統(tǒng)會拒絕相關(guān)的操作。

　　三是進貨驗收單上的關(guān)鍵信息，如產(chǎn)品的價格等，驗收人員是否可以看到?

　　在進貨驗收單上可能會有價格等比較敏感的信息，這些信息，作為進貨人員是否可以看到呢?這也可以在系統(tǒng)初始化的時候進行設(shè)置，以保障價格信息的安全性。

　　權(quán)限信息基本上沿用ERP系統(tǒng)原有的權(quán)限設(shè)計體系。

    來自：巨靈鳥ERP進銷存軟件整理發(fā)布。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文